A internet viu de hora uma para outra um boom de reuniões e encontros virtuais. Foi o método encontrado para que os profissionais continuassem as operações nas empresas, para que as famílias pudessem matar a saudade e amigos pudessem comemorar aniversários e manter o contato social. Mas, no âmbito profissional, as gafes não são poucas!

E o nosso foco nesse artigo será a utilização destes mecanismos para fins profissionais e como manter, de certa forma, uma etiqueta profissional diante das câmeras e microfones dos celulares e notebooks, algo novo para uma parcela da população.

Diante da necessidade urgente de se comunicar de forma virtual durante o período de isolamento e, com certeza, a perpetuação das práticas de home office, se faz cada vez mais necessário manter e estar atento às posturas adequadas a essas reuniões, palestras e troca de mensagens on-line. São alguns cuidados extremamente necessários para manter a imagem, a credibilidade, a organização e a produtividade.

Gafes podem ser prejudiciais para o profissional

As gafes são muitas, o desvio de atenção, sons e imagens vazadas de forma inconveniente e constrangedoras, causam situações desnecessárias. Assim, vamos enumerando algumas práticas que tornam essa convivência mais harmônica, evitando que você passe pelas chamadas “saias justas”.

As dicas, todavia, não são “leis” ou “regras imutáveis da internet”, são dicas para melhorar a qualidade de suas apresentações no vídeo, evitando as gafes.

Sua câmera ou vídeo devem permanecer ligados, pois o condutor da reunião deve ter a premissa de saber quem está presente. Um participante não pode ser apenas um “ouvinte” neutro. Mas, se for se retirar, é necessário desligar a câmera e evitar ser flagrado tomando banho, trocando de roupas ou em outros momentos íntimos.

Geralmente, nas reuniões de trabalho, há um host que faz a apresentação e abertura da reunião, conduz os trabalhos, monitora e faz a ponte entre o personagem central e os demais participantes.  De certa forma, ele orienta quem vai falar. E por que isso ocorre? Para manter a ordem, para que todos possam participar corretamente, e todos possam ouvir o que é dito por quem está com a palavra.

Dicas de como dialogar nas reuniões virtuais

Sua participação, apesar de virtual, é real e, portanto, profissional! Sempre busque respeitar quem está com a palavra, é essencial respeitar a vez do outro! E esses cuidados são essenciais de ambos os lados! De quem conduz a reunião ou fala, e de quem assiste.

Como essas reuniões têm peculiaridades que não permitem tirar a dúvida no momento seguinte, a objetividade deve estar presente sempre. O ideal é que tudo seja muito claro e objetivo, sem dar margens a dúvidas e perguntas posteriores ou adicionais.

Antes de se juntar à reunião, faça uma checagem

Faça um check-up para ver se a câmera, microfone, áudio e conexão com a internet estão funcionando bem. Caso algo esteja errado e não dê tempo de consertar, avise aos participantes da reunião sobre o imprevisto e, em caso de atraso, com o máximo de antecedência possível.

Ainda sobre o check-up, use as roupas que normalmente vestiria no dia a dia do trabalho. Arrume o cabelo e a maquiagem também da mesma forma, sem exageros. Não fique com a calça do pijama, mesmo que a câmera só filme metade do seu corpo. Imprevistos acontecem e você não gostará de ser pego de surpresa. É desagradável e constrangedor para todos. De roupas íntimas então, pior ainda. Esteja sempre arrumado profissionalmente.

Aproveitando a checagem, veja o ambiente. Procure locais com fundo neutro, para evitar expor sua privacidade ou criar distrações para quem está na reunião. O local deve ser silencioso. E lembre-se de checar a iluminação para não ser a sombra de você mesmo.

Certifique-se de que nada nem ninguém entrarão ao vivo, gerando gafes!

Diversos vídeos circulam pela internet com gafes em que pessoas, crianças e até animais de estimação passam no fundo da reunião. Procure um local onde não há circulação de pessoas, tranque a porta do cômodo e avise para os demais moradores da casa sobre a realização da reunião.

Manter a concentração pela telinha do computador é mais difícil, e as distrações podem fazer com que as reuniões demorem mais tempo do que o desejado. Antes de começar, prepare-se bem, divida os temas em tópicos ou palavras-chaves e vá direto ao assunto para ganhar tempo e respeitar o tempo dos outros.

Cuidado com o que você mostra ou fala

Lembre-se de desligar o microfone quando não estiver falando. O próprio barulho ao digitar já interfere, mas a atitude também evita que áudios e chamadas de telefone, barulhos da casa, o cachorro latindo, crianças correndo e o som da TV possam escapar no microfone.

Lembre-se sempre de olhar para a câmera ao falar e ouvir. Sente-se com a postura ereta e evite comportamentos como se balançar na cadeira, rodar a cadeira, roer as unhas. A sua atenção naquele momento tem que ser exatamente na reunião e em nada ao seu redor. Ah, é bom lembrar para nunca assumir postura relaxada, apoiada, com cotovelos à mesa, ou “deitadão” como quem está com sono.

Para evitar gafes, levante a mão

Outro ponto importante é evitar as interrupções. Se quiser opinar, levante a mão olhando para a câmera antes de falar algo. O host irá permitir sua fala no momento ideal. Reuniões com várias pessoas podem ficar confusas se todos decidirem opinarem ao mesmo tempo. Neste momento, quem media o encontro deve organizar bem essa dinâmica, decidindo a ordem, como cada um pode se posicionar, bem como o tempo para fazer sua colocação.

Para terminar, vale ressaltar que o uso do bom senso é fundamental, mas vale relembrar: também não é legal comer em frente à câmera durante a reunião, aparecer deitado(a) na cama ou em ambientes como banheiro, por exemplo. Combinado? Tomando todos esses cuidados tenho certeza que muitas gafes serão evitadas!