Nunca se ouviu falar tanto de assinaturas eletrônicas como agora. Na verdade, a tecnologia já existe há mais de 20 anos e passou a ser regulamentada no Brasil em 2001 com a criação do ICP-Brasil.

Contudo, com a adoção de novos modelos de trabalho, nomeadamente o trabalho remoto, as assinaturas eletrônicas se tornaram fundamentais na sobrevivência de todos os negócios.

Quer faça parte de uma grande empresa ou tenha um pequeno negócio, todos nós lidamos com papelada. Veja a seguir como as assinaturas eletrônicas podem ajudar na produtividade e gerenciamento da sua empresa.

O que é uma assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é uma forma rápida e segura de assinar documentos de forma digital. Assim, o papel e a caneta são substituídos por um equipamento eletrônico capaz de reproduzir a assinatura ou rubrica de alguém.

Também existe o conceito de assinatura digital, que é um pouco diferente. A assinatura digital oferece mais recursos para aumentar a segurança e evitar a falsificação de assinaturas.

Estes recursos incluem criptografia que gera uma impressão digital exclusiva para cada signatário e ainda a Validação de Longo Prazo (LTV) que marca a hora em que um documento foi assinado.

Para que servem?

As assinaturas eletrônicas são utilizadas para assinar praticamente qualquer documento. Existem 3 modalidades de assinaturas: simples, avançada e qualificada.

A assinatura eletrônica simples é usada para documentos mais básicos e que não envolvem informações sigilosas. A maior parte dos documentos, podem ser assinados com esta modalidade e não necessitam de certificado para ser válida.

A assinatura avançada é mais segura que a anterior e requer que o signatário use um certificado digital para comprovar a sua autenticidade. Exemplos incluem declarações de impostos federais, atualização de cadastros, bancos, entre outros.

Já a assinatura qualificada é a mais segura, pois requer o certificado ICP-Brasil . Ela é obrigatória para transferência/registro de bens imóveis, veículos, emissão de NF ‘s exceto para pessoas físicas e MEIs.

Benefícios das assinaturas eletrônicas

Segurança: As empresas trabalham diariamente com documentos que contém informações sensíveis. Na hora de assinar contratos é importante que o contrato chegue nas mãos das pessoas certas e que não haja falsificação de assinaturas.

Como as assinaturas eletrônicas e digitais possuem certificados que comprovam a autenticidade e integridade dos signatários e são enviados de forma online, o risco de fraude é praticamente nulo.

Diminuição de custos: para assinar documentos físicos, é necessário que as empresas tenham uma impressora, tinteiros, folhas de papel e um local para armazenar todos os arquivos.

Isto para não falar dos custos que muitas vezes são acrescidos com o envio de contratos em papel. Com uma plataforma de assinatura digital, tudo fica armazenado em um só lugar de forma digitalizada. E existem muitas plataformas que oferecem este serviço de forma gratuita.

Mais tempo e mais produtividade: em média, um documento físico demora 5 dias para ser assinado e apenas 37 minutos se o fizer com o recurso à assinatura eletrônica. Para além de economizar tempo, os funcionários podem focar-se em tarefas que trarão mais lucro para a empresa e fechar mais acordos.

Existem algumas plataformas que permitem enviar vários documentos para assinatura de uma só vez, especificar onde deve ser colocada a assinatura e compartilhar e armazenar arquivos. Outras também tornam possível trabalhar em diferentes dispositivos, o que significa que pode acessar seus documentos a partir de qualquer lugar.

Sustentabilidade: Levar a assinatura para o digital ajuda a reduzir a pegada ecológica. É possível salvar 2,5 bilhões de árvores em mais de 20 anos sem a utilização de papel. Para além de estar a ajudar o meio ambiente, adotar uma postura mais sustentável transmitirá uma imagem de responsabilidade ambiental aos seus consumidores e quem sabe até ajudar a angariar novos clientes. 

Como começar a usar assinaturas eletrônicas?

Existem muitas plataformas que permitem você assinar documentos digitalmente. Pense nas necessidades do seu negócio. Se acabou agora de estudar e está pensando abrir seu negócio, pense no tipo de documentos que vai precisar de tratar.

Todos nós trabalhamos com PDFs, assim encontrar uma plataforma que permita gerenciar documentos PDF e tenha uma ferramentar para assinar PDFs pode ser a melhor solução para você.

Não se esqueça de pesquisar preços, elaborar um orçamento e obter respostas às suas questões. Se começou a trabalhar em uma empresa que ainda não otimizou este processo, fale com seu responsável ou manager.

Explique as vantagens desta nova tecnologia e tire proveito do tamanho da sua equipe para pedir orçamentos personalizados às diversas plataformas.